Świadectwo pracy — wydanie, treść i sprostowanie

Aktualizacja redakcyjna: 7 października 2026 r.

Świadectwo pracy musi zawierać informacje potrzebne do potwierdzenia przebiegu zatrudnienia oraz ustalenia dalszych uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. Pracodawca wskazuje w nim między innymi okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, sposób zakończenia stosunku pracy oraz wykorzystane urlopy i inne uprawnienia. Świadectwo nie jest opinią ani referencją. Nie powinno zawierać ocen pracownika, opisu konfliktów ani komentarzy przełożonego.

Co to jest świadectwo pracy i do czego jest potrzebne?

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym po zakończeniu stosunku pracy. Potwierdza najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia u danego pracodawcy.

Dokument może być potrzebny kolejnemu pracodawcy do ustalenia między innymi stażu pracy, wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz innych uprawnień zależnych od wcześniejszego zatrudnienia. Może mieć również znaczenie przy rejestracji w urzędzie pracy, ustalaniu prawa do świadczeń oraz dokumentowaniu okresów składkowych i nieskładkowych.

Świadectwo pracy nie służy natomiast do oceniania umiejętności pracownika. Jeżeli pracownik potrzebuje opinii o swojej pracy, może osobno poprosić pracodawcę o referencje.

Co musi zawierać świadectwo pracy?

Zakres informacji umieszczanych w świadectwie pracy wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca nie może dowolnie rozszerzać dokumentu o informacje, które nie są wymagane przez przepisy.

Dane pracodawcy i pracownika

Świadectwo pracy powinno wskazywać dane pozwalające zidentyfikować pracodawcę oraz pracownika. W przypadku pracownika podaje się imię, nazwisko i datę urodzenia.

Standardowy wzór świadectwa pracy nie przewiduje wpisywania prywatnego numeru telefonu, adresu e-mail ani adresu zamieszkania pracownika. Pracodawca nie powinien dodawać takich danych tylko dlatego, że posiada je w dokumentacji kadrowej.

Okres lub okresy zatrudnienia

Dokument powinien zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia. Jeżeli świadectwo obejmuje kilka następujących po sobie umów, trzeba wykazać wszystkie okresy, które nie zostały wcześniej potwierdzone osobnym świadectwem.

Błąd w dacie zatrudnienia może później wpłynąć na ustalenie stażu pracy, prawa do urlopu oraz innych świadczeń. To jedna z pierwszych informacji, które pracownik powinien sprawdzić po odebraniu dokumentu.

Wymiar czasu pracy

Świadectwo powinno wskazywać wymiar etatu, w którym pracownik był zatrudniony. Jeżeli w trakcie zatrudnienia wymiar czasu pracy się zmieniał, poszczególne okresy powinny zostać wykazane oddzielnie.

Przykładowo pracownik mógł początkowo pracować na pół etatu, a później przejść na pełny etat. Świadectwo powinno odzwierciedlać obie sytuacje wraz z właściwymi datami.

Rodzaj wykonywanej pracy, stanowiska i funkcje

Pracodawca powinien wskazać rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje. Jeżeli pracownik zmieniał stanowisko lub awansował, dokument powinien uwzględniać wszystkie istotne okresy.

Nie należy jednak wpisywać szczegółowych ocen pracownika, wyników sprzedażowych, sukcesów, osiągnięć ani opisu codziennych obowiązków. Takie informacje mogą znaleźć się w referencjach, ale nie w świadectwie pracy.

Tryb i podstawa zakończenia stosunku pracy

Jednym z najważniejszych elementów świadectwa pracy jest informacja o trybie oraz podstawie prawnej rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, dokument powinien wskazywać również, która strona złożyła wypowiedzenie. Inaczej opisuje się rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, inaczej wypowiedzenie złożone przez pracownika, a jeszcze inaczej rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

To pole trzeba sprawdzić szczególnie dokładnie. Błędne wskazanie strony rozwiązującej umowę albo niewłaściwej podstawy prawnej może wpływać na sytuację pracownika po zakończeniu zatrudnienia.

Informacje o urlopie wypoczynkowym

Świadectwo pracy powinno zawierać informację o urlopie wypoczynkowym przysługującym i wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Informacja ta pozwala kolejnemu pracodawcy ustalić, jaka część urlopu została już wykorzystana. Nieprawidłowe dane mogą prowadzić do błędnego obliczenia pozostałego wymiaru urlopu.

Urlopy związane z rodzicielstwem i opieką

W zależności od przebiegu zatrudnienia świadectwo może zawierać informacje dotyczące między innymi:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu ojcowskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu wychowawczego,
• urlopu opiekuńczego,
• zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem,
• zwolnienia z powodu działania siły wyższej.

Nie każda informacja będzie występowała w każdym świadectwie. Zakres dokumentu zależy od tego, z jakich uprawnień pracownik faktycznie korzystał.

Praca zdalna okazjonalna

Świadectwo pracy powinno wskazywać liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym zakończyło się zatrudnienie.

Dane te są potrzebne kolejnemu pracodawcy, ponieważ ustawowy limit okazjonalnej pracy zdalnej dotyczy całego roku, a nie każdego pracodawcy osobno.

Okresy choroby i okresy nieskładkowe

Dokument zawiera również informacje potrzebne do ustalenia uprawnień ubezpieczeniowych i emerytalnych. Mogą to być między innymi liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, oraz okresy nieskładkowe przypadające w czasie zatrudnienia.

W razie błędu w tej części warto porównać świadectwo z dokumentacją dotyczącą nieobecności, zwolnień lekarskich i wypłaconych świadczeń.

Praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

Jeżeli pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze, odpowiednie okresy powinny zostać wykazane w świadectwie pracy.

Pominięcie takiej informacji może mieć poważne znaczenie przy późniejszym ustalaniu uprawnień emerytalnych. Tego rodzaju błąd nie powinien być pozostawiony bez reakcji.

Zajęcie wynagrodzenia

Jeżeli wynagrodzenie pracownika było zajęte w postępowaniu egzekucyjnym, świadectwo powinno zawierać dane wymagane do dalszego prowadzenia potrąceń.

Pracodawca może również wskazać należności ze stosunku pracy, które uznał, ale których nie wypłacił z powodu braku środków finansowych.

Wynagrodzenie i kwalifikacje tylko na żądanie pracownika

Informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o zdobytych kwalifikacjach wpisuje się do świadectwa pracy na żądanie pracownika.

Pracodawca nie powinien dodawać tych danych z własnej inicjatywy. Jeżeli pracownik chce, aby zostały uwzględnione, powinien złożyć wyraźny wniosek.

Czego nie powinno być w świadectwie pracy?

Pracodawca nie może wykorzystywać świadectwa pracy do przekazywania przyszłym pracodawcom negatywnej opinii o pracowniku.

W dokumencie nie powinny znaleźć się między innymi:

• ocena jakości lub wydajności pracy,
• informacja, że pracownik był konfliktowy, nierzetelny albo niesumienny,
• opis sporów z przełożonym lub współpracownikami,
• informacje o życiu prywatnym pracownika,
• prywatny numer telefonu lub adres e-mail,
• szczegółowe uzasadnienie wypowiedzenia wykraczające poza wymagane dane,
• informacje o osiągnięciach i wynikach zawodowych,
• dane o wynagrodzeniu, jeżeli pracownik nie zażądał ich wpisania.

Nieprawidłowy wpis może zostać zakwestionowany w procedurze sprostowania świadectwa pracy.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Podstawowa zasada jest prosta: świadectwo pracy należy wydać w dniu, w którym następuje rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy.

Pracownik nie musi składać wniosku. Obowiązek wydania dokumentu powstaje z mocy prawa.

Pracodawca nie powinien czekać na zakończenie rozliczeń finansowych, podpisanie karty obiegowej ani zwrot firmowego sprzętu. Świadectwo trzeba wydać niezależnie od tego, czy strony mają wobec siebie inne roszczenia.

Kiedy obowiązuje termin 7 dni?

Termin 7 dni dotyczy przede wszystkim sytuacji, w której z obiektywnych przyczyn pracodawca nie może przekazać świadectwa w dniu ustania stosunku pracy.

W takim przypadku dokument powinien zostać wysłany pracownikowi lub doręczony w inny sposób w ciągu 7 dni.

Obiektywną przyczyną nie jest zwykłe zaniedbanie działu kadr, brak czasu ani oczekiwanie na zwrot mienia pracodawcy.

Ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy

Wyjątek może wystąpić, gdy pracodawca zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy.

W takim przypadku świadectwo za zakończony okres zatrudnienia jest wydawane na wniosek pracownika. Pracodawca powinien wydać dokument w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Po zakończeniu kolejnego stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo obejmujące okresy zatrudnienia, które nie zostały wcześniej potwierdzone.

Czy pracodawca może zatrzymać świadectwo do czasu rozliczenia?

Nie. Wydania świadectwa pracy nie można uzależnić od:

• zwrotu telefonu, laptopa lub samochodu służbowego,
• oddania karty dostępu lub odzieży roboczej,
• podpisania karty obiegowej,
• rozliczenia zaliczki,
• zapłaty za uszkodzone mienie,
• zakończenia sporu dotyczącego wynagrodzenia.

Jeżeli pracodawca uważa, że pracownik nie rozliczył się z firmowego mienia, może dochodzić swoich roszczeń oddzielnie. Nie ma jednak prawa zatrzymać świadectwa pracy.

Czy świadectwo pracy może być elektroniczne?

Świadectwo pracy może zostać wydane w postaci papierowej albo elektronicznej.

Dokument elektroniczny powinien zostać sporządzony i podpisany w sposób pozwalający potwierdzić jego autentyczność. Sam zwykły skan dokumentu bez odpowiedniego podpisu nie zawsze będzie prawidłowym elektronicznym świadectwem pracy.

Przepisy nie nakładają obowiązku wydawania wszystkich świadectw elektronicznie. Pracodawca może nadal przekazać dokument papierowy bezpośrednio pracownikowi albo wysłać go pocztą.

Czy można podjąć nową pracę bez świadectwa pracy?

Brak świadectwa od poprzedniego pracodawcy nie oznacza automatycznie, że pracownik nie może podpisać nowej umowy o pracę.

Może jednak utrudnić nowemu pracodawcy prawidłowe ustalenie stażu, wymiaru urlopu oraz innych uprawnień. Dokument można przedłożyć również po rozpoczęciu nowego zatrudnienia.

Po otrzymaniu świadectwa nowy pracodawca powinien uwzględnić potwierdzone okresy pracy przy ustalaniu uprawnień pracownika.

Jak sprawdzić świadectwo pracy po jego otrzymaniu?

Dokument najlepiej sprawdzić od razu po odebraniu. Nie wystarczy zweryfikować wyłącznie imienia, nazwiska i dat zatrudnienia.

Pracownik powinien porównać świadectwo z umowami, aneksami, wypowiedzeniem, porozumieniem stron, dokumentacją urlopową oraz informacjami o zajmowanych stanowiskach.

Szczególnej kontroli wymagają:

• data rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia,
• wymiar etatu w poszczególnych okresach,
• wszystkie zajmowane stanowiska i pełnione funkcje,
• tryb i podstawa zakończenia stosunku pracy,
• strona, która złożyła wypowiedzenie,
• liczba wykorzystanych dni urlopu,
• urlopy związane z rodzicielstwem i opieką,
• liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej,
• okresy nieskładkowe,
• okresy pracy w szczególnych warunkach.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Jeżeli dokument zawiera błąd, pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa na złożenie do pracodawcy wniosku o sprostowanie.

Wniosek powinien wskazywać:

• który zapis jest błędny,
• jak powinna brzmieć prawidłowa informacja,
• jakie dokumenty potwierdzają stanowisko pracownika.

Nie warto ograniczać się do ogólnego stwierdzenia, że całe świadectwo jest nieprawidłowe. Im dokładniej zostanie opisany błąd, tym łatwiej pracodawcy go zweryfikować.

Ile czasu ma pracodawca na sprostowanie?

Pracodawca ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku.

Jeżeli uzna żądanie pracownika, powinien wydać nowe, poprawione świadectwo pracy. Jeżeli odmówi sprostowania, powinien poinformować o tym pracownika.

Co zrobić po odmowie sprostowania?

Po otrzymaniu odmowy pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa.

Jeżeli pracodawca w ogóle nie odpowiada na wniosek, pracownik również może skierować sprawę do sądu. Trzeba jednak zachować dowód złożenia wniosku oraz datę jego doręczenia.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa pracy?

Brak świadectwa pracy nie powinien pozostać bez reakcji. Najpierw warto skierować do pracodawcy pisemne wezwanie do niezwłocznego wydania dokumentu.

W wezwaniu trzeba wskazać:

• datę zakończenia zatrudnienia,
• informację, że dokument nie został wydany,
• żądanie jego niezwłocznego doręczenia,
• adres lub uzgodniony sposób przekazania świadectwa.

Jeżeli pracodawca nadal nie reaguje, pracownik może:

• złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy,
• wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa,
• dochodzić odszkodowania, jeżeli brak dokumentu spowodował rzeczywistą szkodę.

Niewydanie świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy może grozić grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Czy pracownik może otrzymać odszkodowanie?

Pracownik może dochodzić odszkodowania, jeżeli brak świadectwa albo wydanie nieprawidłowego dokumentu spowodowało szkodę.

Odszkodowanie nie przysługuje automatycznie za każde opóźnienie. Trzeba wykazać:

• że pracodawca nie wydał świadectwa albo wydał dokument zawierający błędy,
• że pracownik poniósł konkretną szkodę,
• że szkoda powstała właśnie z powodu działania lub zaniechania pracodawcy.

Przykładem może być utrata możliwości podjęcia zatrudnienia, jeżeli nowy pracodawca uzależnił zatrudnienie od przedstawienia prawidłowego dokumentu.

Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z powodu niewydania albo wydania niewłaściwego świadectwa, jednak nie dłużej niż za 6 tygodni.

Najczęstsze błędy pracodawców

• wydanie świadectwa dopiero po 7 dniach bez obiektywnej przyczyny,
• uzależnienie wydania dokumentu od zwrotu firmowego sprzętu,
• wskazanie niewłaściwej podstawy zakończenia umowy,
• błędne określenie strony składającej wypowiedzenie,
• pominięcie jednego ze stanowisk lub okresu zatrudnienia,
• nieprawidłowe wykazanie wymiaru etatu,
• błędne określenie wykorzystanego urlopu,
• pominięcie urlopów związanych z rodzicielstwem,
• wpisanie opinii albo oceny pracownika,
• podanie danych o wynagrodzeniu bez wniosku pracownika,
• brak prawidłowego pouczenia o możliwości sprostowania.

Najczęstsze błędy pracowników

• niesprawdzenie dokumentu bezpośrednio po jego otrzymaniu,
• kontrolowanie tylko dat zatrudnienia,
• zgłaszanie błędów wyłącznie telefonicznie,
• brak potwierdzenia doręczenia wniosku o sprostowanie,
• niewskazanie prawidłowej treści, która ma zastąpić błędny zapis,
• brak dokumentów potwierdzających żądanie,
• przekroczenie terminu na skierowanie sprawy do sądu,
• brak zabezpieczenia dowodów szkody potrzebnych do odszkodowania.

Jak ocenić dalsze działanie?

Nie każdy błąd w świadectwie pracy wymaga procesu. Literówkę, oczywistą pomyłkę w dacie albo pominięcie jednego stanowiska często można poprawić po prawidłowo przygotowanym wniosku.

Sprawa staje się poważniejsza, gdy pracodawca świadomie wskazuje niewłaściwy tryb rozwiązania umowy, odmawia wydania świadectwa albo nie chce poprawić informacji wpływających na uprawnienia pracownika.

Najwięcej tracą osoby, które prowadzą spór wyłącznie ustnie. Bez pisemnego wezwania, wniosku o sprostowanie i potwierdzenia doręczenia trudniej później wykazać, kiedy pracodawca dowiedział się o błędzie i jak na niego zareagował.

Kiedy nie iść od razu do sądu?

Nie warto rozpoczynać procesu, jeżeli błąd jest oczywisty, a pracodawca nie otrzymał jeszcze formalnego wniosku o sprostowanie.

Najpierw należy wykorzystać procedurę przewidzianą w przepisach i dać pracodawcy możliwość wydania nowego dokumentu.

Sąd nie musi być również pierwszym krokiem, gdy problem dotyczy braku doręczenia, a pracodawca potwierdza, że dokument został przygotowany i zostanie niezwłocznie wysłany.

Nie należy jednak czekać bezczynnie, gdy pracodawca odmawia, ignoruje wniosek albo zbliża się koniec terminu na wystąpienie do sądu.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal datę otrzymania świadectwa. Od tej daty liczony jest termin na sprostowanie.
2. Porównaj dokument z aktami zatrudnienia. Sprawdź umowy, aneksy, wypowiedzenie, porozumienie i informacje urlopowe.
3. Wypisz wszystkie błędy. Każdą nieprawidłowość opisz osobno.
4. Wskaż prawidłową treść. Napisz, jaki zapis powinien znaleźć się w nowym świadectwie.
5. Dołącz dokumenty. Mogą to być kopie umów, aneksów albo wypowiedzenia.
6. Złóż wniosek o sprostowanie. Zachowaj potwierdzenie jego doręczenia.
7. Pilnuj odpowiedzi pracodawcy. Ma on 7 dni na reakcję.
8. Po odmowie oceń wystąpienie do sądu. Termin wynosi 14 dni od otrzymania odmowy.
9. Zabezpiecz dowody szkody. Jest to konieczne, jeżeli pracownik zamierza dochodzić odszkodowania.

Ile trwa sprawa o świadectwo pracy?

Jeżeli pracodawca uzna wniosek, nowy dokument powinien zostać wydany w ciągu 7 dni. W takim wariancie sprawa może zakończyć się bez postępowania sądowego.

Postępowanie przed sądem pracy nie ma jednego ustawowego terminu zakończenia. Czas sprawy zależy od obciążenia sądu, liczby dokumentów, konieczności przesłuchania świadków oraz stanowiska pracodawcy.

Sprawa o samą korektę oczywistego błędu jest zazwyczaj prostsza niż postępowanie, w którym pracownik dochodzi jednocześnie odszkodowania i musi udowodnić utratę możliwości zarobkowania.

Ile kosztuje dochodzenie wydania lub sprostowania świadectwa?

Złożenie wniosku do pracodawcy oraz skargi do Państwowej Inspekcji Pracy nie wymaga opłaty. Pracownik może przygotować te pisma samodzielnie.

Koszt postępowania sądowego i pomocy pełnomocnika zależy od rodzaju żądania. Inaczej wygląda sprawa dotycząca wyłącznie sprostowania dokumentu, a inaczej postępowanie połączone z roszczeniem o odszkodowanie.

Przed skierowaniem sprawy do sądu warto ocenić, czy błąd wpływa na konkretne uprawnienia i jakie dokumenty potwierdzają prawidłowy przebieg zatrudnienia. Pomoc może obejmować analizę świadectwa pracy oraz sporu z pracodawcą.

Co sprawdzić w swojej sytuacji?

Świadectwo nie zastępuje pełnej dokumentacji płacowej ani ewidencji nadgodzin. Po zakończeniu zatrudnienia można osobno wnioskować o kopię dokumentacji pracowniczej. Nie uzależniaj dochodzenia zaległej pensji od otrzymania poprawionego świadectwa.

Najczęstsze pytania

Co musi zawierać świadectwo pracy?

Świadectwo powinno zawierać między innymi okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, tryb zakończenia stosunku pracy oraz informacje o urlopach i innych wykorzystanych uprawnieniach.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Co do zasady w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie można wtedy przekazać dokumentu, pracodawca powinien doręczyć go w ciągu 7 dni.

Ile czasu jest na poprawienie świadectwa pracy?

Pracownik ma 14 dni od otrzymania dokumentu na złożenie wniosku o sprostowanie. Pracodawca ma następnie 7 dni na wydanie nowego świadectwa albo przekazanie odmowy.

Czy świadectwo pracy może zostać wysłane elektronicznie?

Tak. Świadectwo może mieć postać elektroniczną, ale powinno zostać prawidłowo podpisane. Zwykły niepodpisany skan nie zawsze spełnia wymagania dokumentu elektronicznego.

Czy można rozpocząć nową pracę bez świadectwa?

Tak. Brak dokumentu nie wyklucza zawarcia nowej umowy, ale może utrudnić ustalenie stażu i uprawnień. Świadectwo można dostarczyć również po rozpoczęciu zatrudnienia.

Czy pracodawca może zatrzymać świadectwo do czasu zwrotu sprzętu?

Nie. Wydania dokumentu nie można uzależnić od zwrotu laptopa, telefonu, samochodu ani innego mienia. Pracodawca może dochodzić rozliczenia sprzętu oddzielnie.

Ile wynosi odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy?

Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z powodu braku albo błędnej treści dokumentu, maksymalnie za 6 tygodni. Pracownik musi udowodnić szkodę oraz jej związek z działaniem pracodawcy.

Czy warto iść do sądu z błędnym świadectwem pracy?

Tak, gdy pracodawca odmawia poprawienia istotnego błędu dotyczącego na przykład okresu zatrudnienia, etatu, stanowiska lub sposobu zakończenia stosunku pracy. Przy oczywistej pomyłce najpierw warto złożyć pisemny wniosek o sprostowanie.

Wróć do przewodnika po prawie pracy.

Źródła

• Kodeks pracy — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245
• Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej — § 6 i § 18

Autor: adwokat Łukasz Oleś. Prawo pracy — Katowice, Śląsk i cała Polska.