Wypadek podczas pracy zdalnej – kiedy przysługuje odszkodowanie?

Wypadek podczas pracy zdalnej może być wypadkiem przy pracy. Musi jednak dojść do nagłego zdarzenia wywołanego przyczyną zewnętrzną, które spowodowało uraz albo śmierć i pozostawało w związku z pracą. Największym problemem nie jest zwykle to, że zdarzenie nastąpiło w mieszkaniu. Problemem jest udowodnienie, co pracownik robił w chwili wypadku i czy była to czynność służbowa, czy prywatna.

Dlatego po upadku, porażeniu prądem albo innym urazie nie wystarczy powiedzieć: „wypadek wydarzył się w godzinach pracy”. Trzeba szybko odtworzyć przebieg zdarzenia, zabezpieczyć dowody i dopilnować, aby protokół powypadkowy opisywał fakty.

Czy wypadek podczas pracy zdalnej jest wypadkiem przy pracy?

Tak. Przepisy dotyczące ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy stosuje się również wtedy, gdy pracownik wykonuje obowiązki zdalnie, w miejscu uzgodnionym z pracodawcą.

Nie oznacza to jednak, że każdy uraz powstały w mieszkaniu w godzinach pracy automatycznie staje się wypadkiem przy pracy. W domu pracownik może równocześnie wykonywać czynności zawodowe i prywatne. Zespół powypadkowy będzie więc sprawdzał, czy w chwili zdarzenia istniał rzeczywisty związek z pracą.

Znaczenie mają między innymi:

• godzina zdarzenia,
• miejsce wykonywania pracy uzgodnione z pracodawcą,
• czynność wykonywana bezpośrednio przed wypadkiem,
• polecenia otrzymane od przełożonego,
• logowania do systemów służbowych,
• udział w spotkaniu online,
• wiadomości wysyłane przed zdarzeniem,
• zeznania domowników lub innych świadków.

Jakie warunki muszą być spełnione?

Definicja wypadku przy pracy znajduje się w ustawie wypadkowej. Zdarzenie musi spełniać łącznie cztery podstawowe przesłanki.

1. Zdarzenie było nagłe

Chodzi o zdarzenie, które nastąpiło w krótkim czasie. Przykładem jest upadek, uderzenie przez spadający przedmiot, porażenie prądem albo nagłe skaleczenie.

Wielomiesięczny ból kręgosłupa wynikający z pracy przy źle ustawionym biurku zwykle nie będzie nagłym wypadkiem. Może jednak wymagać odrębnej analizy pod kątem warunków pracy, BHP albo choroby zawodowej.

2. Wystąpiła przyczyna zewnętrzna

Przyczyną zewnętrzną może być między innymi przewód leżący na podłodze, uszkodzony sprzęt, śliska nawierzchnia, niestabilne krzesło, spadający monitor albo inny czynnik pochodzący spoza organizmu pracownika.

Nie zawsze przyczyna zewnętrzna musi być jedyną przyczyną urazu. Ocena może być bardziej złożona, gdy na zdarzenie wpłynął również stan zdrowia pracownika.

3. Powstał uraz albo doszło do śmierci

Uraz powinien zostać potwierdzony dokumentacją medyczną. Nawet przy pozornie niegroźnym zdarzeniu warto zgłosić się do lekarza i dokładnie opisać, kiedy oraz w jakich okolicznościach doszło do urazu.

Jeżeli pierwsza dokumentacja medyczna powstaje dopiero po kilku dniach, pracodawca lub ZUS może kwestionować związek obrażeń ze zgłoszonym zdarzeniem.

4. Zdarzenie pozostawało w związku z pracą

To najważniejszy i najczęściej kwestionowany element. Trzeba wykazać, że pracownik wykonywał zwykłe obowiązki, realizował polecenie przełożonego, działał na rzecz pracodawcy albo pozostawał w jego dyspozycji.

Przykłady wypadków podczas pracy zdalnej

Zdarzenia, które mogą zostać uznane za wypadek przy pracy

• potknięcie się o przewód podczas podłączania służbowego laptopa,
• porażenie prądem przy korzystaniu ze sprzętu przeznaczonego do pracy,
• upadek podczas przenoszenia dokumentów potrzebnych do spotkania online,
• uderzenie przez monitor albo inne urządzenie używane do wykonywania obowiązków,
• upadek podczas przechodzenia do pomieszczenia, w którym pracownik miał odbyć rozmowę służbową,
• skaleczenie podczas rozpakowywania sprzętu przesłanego przez pracodawcę,
• uraz podczas wykonywania polecenia przekazanego przez przełożonego w trakcie pracy zdalnej.

Sytuacje wymagające dokładnej analizy

Niektóre zdarzenia znajdują się na granicy pomiędzy aktywnością zawodową i prywatną. Dotyczy to między innymi:

• upadku podczas krótkiej przerwy,
• poparzenia przy przygotowywaniu kawy,
• wypadku w drodze do toalety,
• urazu bezpośrednio przed zalogowaniem albo po wylogowaniu z systemu,
• zdarzenia podczas przechodzenia między pomieszczeniami,
• nagłego pogorszenia zdrowia podczas wykonywania zadania służbowego.

Takiego wypadku nie można ocenić wyłącznie na podstawie miejsca zdarzenia. Liczy się cel wykonywanej czynności, długość przerwy, organizacja pracy i to, czy pracownik nadal pozostawał w związku z wykonywaniem obowiązków.

Zdarzenia, które zwykle nie mają związku z pracą

• uraz podczas sprzątania mieszkania,
• wypadek przy prywatnym remoncie,
• skaleczenie podczas przygotowywania posiłku dla rodziny,
• uraz podczas wieszania prania,
• wypadek przy opiece nad dzieckiem,
• kontuzja podczas prywatnych ćwiczeń fizycznych,
• upadek podczas wykonywania zakupów niezwiązanych z pracą.

Jeżeli pracownik przerwał obowiązki i zajął się wyłącznie prywatną sprawą, związek z pracą może zostać zerwany.

Co zrobić po wypadku podczas pracy zdalnej krok po kroku?

1. Zadbaj o zdrowie. Wezwij pomoc albo skontaktuj się z lekarzem. Przy poważnym urazie bezpieczeństwo jest ważniejsze niż fotografowanie miejsca zdarzenia.
2. Zawiadom przełożonego. Zrób to jak najszybciej. Po rozmowie telefonicznej wyślij również e-mail albo wiadomość, aby pozostał ślad zgłoszenia.
3. Opisz wykonywaną czynność. Nie ograniczaj się do zdania, że wypadek wydarzył się w domu. Napisz, jakie zadanie wykonywałeś i dlaczego dana czynność miała związek z pracą.
4. Zabezpiecz miejsce zdarzenia. Jeżeli to możliwe, nie przesuwaj sprzętu, przewodów ani mebli przed wykonaniem zdjęć.
5. Zrób zdjęcia i nagranie. Udokumentuj przewód, urządzenie, podłogę, uszkodzony mebel albo inny czynnik, który doprowadził do wypadku.
6. Zachowaj dane elektroniczne. Zabezpiecz wiadomości, historię połączeń, kalendarz, logowania do systemu i potwierdzenie udziału w spotkaniu online.
7. Wskaż świadków. Świadkiem może być także domownik, który widział wypadek albo jego bezpośrednie następstwa.
8. Sprawdź dokumentację medyczną. Powinna opisywać uraz oraz okoliczności jego powstania zgodnie z przekazaną lekarzowi relacją.
9. Przeczytaj protokół przed zatwierdzeniem. Jeżeli opis jest niepełny albo niezgodny z faktami, złóż pisemne zastrzeżenia.

Jak udokumentować wypadek podczas pracy zdalnej?

W zakładzie pracy często istnieją nagrania z monitoringu, współpracownicy i dokumentacja prowadzona przez pracodawcę. W domu takich dowodów może nie być. Dlatego pracownik powinien działać od razu.

W szczególności warto zabezpieczyć:

• zdjęcia miejsca wypadku wykonane bezpośrednio po zdarzeniu,
• nagranie pokazujące ustawienie sprzętu i przebieg przewodów,
• e-maile i wiadomości od przełożonego,
• historię logowania do systemów pracodawcy,
• potwierdzenie spotkania w Teams, Zoom albo Google Meet,
• kalendarz służbowy,
• wersje dokumentów zapisane przed wypadkiem,
• historię połączeń telefonicznych,
• dane osób, z którymi pracownik rozmawiał bezpośrednio przed zdarzeniem,
• dokumentację medyczną, wyniki badań i zwolnienie lekarskie,
• dowody przekazania sprzętu przez pracodawcę,
• ocenę ryzyka zawodowego i informację BHP dotyczącą pracy zdalnej,
• oświadczenie pracownika dotyczące warunków wykonywania pracy zdalnej.

Brak bezpośredniego świadka nie przekreśla sprawy. Wypadek można udowadniać również za pomocą dokumentów, danych elektronicznych, zdjęć, dokumentacji medycznej i spójnych zeznań pracownika.

Czy pracodawca może przeprowadzić oględziny mieszkania?

Po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej zespół powypadkowy może dokonać oględzin miejsca zdarzenia. Termin powinien zostać uzgodniony z pracownikiem i członkami zespołu. Jeżeli stan zdrowia pracownika nie pozwala mu na dokonanie uzgodnień, może zrobić to domownik.

Nie oznacza to, że przedstawiciele pracodawcy mogą wejść do mieszkania bez zapowiedzi albo kontrolować wszystkie pomieszczenia. Oględziny powinny dotyczyć miejsca wypadku i okoliczności potrzebnych do wyjaśnienia zdarzenia.

Zespół powypadkowy może odstąpić od oględzin, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości. Może się tak zdarzyć, gdy pracownik przedstawił dokładne zdjęcia, nagrania, dokumentację medyczną oraz spójne dowody elektroniczne.

Protokół powypadkowy i odmowa uznania wypadku

Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca powinien uruchomić postępowanie powypadkowe. Zespół ustala przebieg zdarzenia, analizuje dokumenty, rozmawia z pracownikiem i świadkami, a następnie sporządza protokół.

Protokół powypadkowy powinien zostać sporządzony nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o wypadku. Nie jest to termin liczony od dnia zdarzenia. Jeżeli sporządzenie dokumentu trwa dłużej, przyczyna opóźnienia powinna zostać wskazana w protokole.

Przed zatwierdzeniem protokołu poszkodowany powinien mieć możliwość zapoznania się z jego treścią i zgłoszenia uwag. Trzeba sprawdzić szczególnie:

• czy prawidłowo opisano wykonywane zadanie,
• czy uwzględniono wszystkie zdjęcia, wiadomości i logowania,
• czy wskazano przyczynę zewnętrzną,
• czy opisano uraz zgodnie z dokumentacją medyczną,
• czy nie uznano czynności za prywatną bez wystarczających podstaw,
• czy zdarzenie zostało zakwalifikowane jako wypadek przy pracy,
• czy pracownikowi nie przypisano wyłącznej odpowiedzialności bez rzetelnej analizy.

Jeżeli protokół jest nieprawidłowy, nie warto ograniczać się do ustnej rozmowy z przełożonym. Zastrzeżenia należy złożyć na piśmie i dołączyć do nich konkretne dowody.

Sam protokół nie jest decyzją administracyjną. Jeżeli po jego zatwierdzeniu pracodawca nadal odmawia uznania zdarzenia za wypadek przy pracy, pracownik może dochodzić ustalenia albo sprostowania dokumentu przed sądem pracy. Jeżeli odmowną decyzję wyda ZUS, można ją zaskarżyć do sądu ubezpieczeń społecznych.

Jakie świadczenia z ZUS mogą przysługiwać?

Uznanie zdarzenia za wypadek przy pracy nie oznacza, że każdemu pracownikowi automatycznie przysługuje każde świadczenie. Rodzaj pomocy zależy od skutków zdrowotnych i sytuacji ubezpieczonego.

W zależności od okoliczności mogą przysługiwać między innymi:

• zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy wymiaru,
• świadczenie rehabilitacyjne w wysokości 100% podstawy wymiaru,
• jednorazowe odszkodowanie za stały albo długotrwały uszczerbek na zdrowiu,
• renta z tytułu niezdolności do pracy,
• renta szkoleniowa,
• świadczenia dla członków rodziny w razie śmierci pracownika.

Jednorazowe odszkodowanie z ZUS jest ustalane po zakończeniu leczenia i rehabilitacji. Sama niezdolność do pracy albo samo wystąpienie wypadku nie wystarczą. Konieczne jest stwierdzenie stałego albo długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

ZUS może także odmówić świadczeń, jeżeli zachodzą ustawowe przesłanki wyłączające odpowiedzialność, na przykład gdy wyłączną przyczyną wypadku było udowodnione naruszenie przepisów dotyczących ochrony życia i zdrowia spowodowane umyślnie albo wskutek rażącego niedbalstwa pracownika.

Kiedy można żądać odszkodowania od pracodawcy?

Świadczenia z ZUS nie zawsze wyczerpują wszystkie roszczenia pracownika. Jeżeli do wypadku doszło wskutek okoliczności, za które odpowiada pracodawca, można rozważyć dochodzenie dodatkowych świadczeń.

W grę mogą wchodzić między innymi:

• zadośćuczynienie za ból i cierpienie,
• zwrot kosztów leczenia i rehabilitacji,
• odszkodowanie za utracone dochody,
• zwrot kosztów opieki, dojazdów i dostosowania mieszkania,
• renta związana ze zwiększonymi potrzebami,
• renta z powodu utraty albo zmniejszenia zdolności zarobkowej.

Odpowiedzialność pracodawcy nie powstaje automatycznie tylko dlatego, że wypadek został uznany przez zespół powypadkowy albo ZUS. Trzeba ustalić podstawę odpowiedzialności, szkodę oraz związek pomiędzy działaniem lub zaniedbaniem pracodawcy a wypadkiem.

Znaczenie może mieć między innymi:

• przekazanie wadliwego sprzętu,
• brak wymaganej oceny ryzyka zawodowego,
• brak informacji dotyczącej bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej,
• polecenie pracy w warunkach stwarzających zagrożenie,
• zignorowanie zgłoszonej awarii urządzenia,
• niewłaściwa organizacja pracy, która doprowadziła do zdarzenia.

Z praktyki kancelarii

W sprawach dotyczących pracy zdalnej pierwsze zgłoszenie ma ogromne znaczenie. Jeżeli pracownik od początku przedstawia konkretny, logiczny i zgodny z dokumentami opis, znacznie trudniej później uznać zdarzenie za zwykły wypadek domowy.

Najczęstsze błędy pracowników

• zgłoszenie wypadku dopiero po kilku dniach,
• brak pisemnego potwierdzenia zawiadomienia pracodawcy,
• zbyt ogólny opis miejsca i przebiegu zdarzenia,
• brak informacji o wykonywanym zadaniu służbowym,
• posprzątanie miejsca wypadku przed wykonaniem zdjęć,
• wyrzucenie uszkodzonego przewodu albo sprzętu,
• brak wizyty u lekarza bezpośrednio po zdarzeniu,
• niespójność pomiędzy zgłoszeniem, dokumentacją medyczną i późniejszymi wyjaśnieniami,
• niezgłoszenie zastrzeżeń do niekorzystnego protokołu,
• założenie, że wypłata świadczenia z ZUS zamyka możliwość dochodzenia roszczeń wobec pracodawcy.

Moja ocena jako pełnomocnika

W sprawach dotyczących pracy zdalnej najważniejsze nie jest samo miejsce wypadku. Liczy się możliwość odtworzenia konkretnej czynności wykonywanej w chwili zdarzenia.

Jeżeli pracownik ma wiadomości od przełożonego, zapis spotkania, logowanie do systemu, zdjęcia miejsca wypadku i szybką dokumentację medyczną, sprawa może być dobrze udokumentowana nawet bez tradycyjnych świadków.

Najwięcej osób traci nie dlatego, że wypadek wydarzył się w domu. Tracą dlatego, że pierwszego dnia nie opisują związku z pracą, nie zabezpieczają dowodów albo akceptują protokół zawierający niepełne ustalenia.

Pomoc prawna jest szczególnie potrzebna, gdy:

• pracodawca odmawia rozpoczęcia postępowania powypadkowego,
• protokół pomija ważne dowody,
• zdarzenie uznano za prywatny wypadek domowy,
• ZUS odmówił świadczenia albo zaniżył uszczerbek,
• uraz jest poważny i może powodować trwałe następstwa,
• przyczyną wypadku mógł być wadliwy sprzęt lub naruszenie obowiązków BHP,
• pracownik rozważa roszczenia uzupełniające wobec pracodawcy.

Kiedy nie iść do sądu?

Postępowanie sądowe nie zawsze jest najlepszym pierwszym krokiem. Najpierw trzeba ustalić, czego dokładnie dotyczy spór i czy problemu nie można jeszcze rozwiązać w postępowaniu powypadkowym.

Nie warto rozpoczynać procesu bez wcześniejszej analizy, gdy:

• w chwili zdarzenia pracownik wykonywał wyłącznie prywatną czynność,
• nie doszło do urazu potwierdzonego medycznie,
• brakuje zdarzenia nagłego albo możliwej do wykazania przyczyny zewnętrznej,
• dostępne dowody jednoznacznie przeczą wersji pracownika,
• błąd w protokole można jeszcze poprawić przez złożenie zastrzeżeń,
• pracodawca jest gotowy uzupełnić postępowanie i przeanalizować pominięte dowody,
• wartość możliwych świadczeń jest nieproporcjonalna do ryzyka i kosztów wieloletniego sporu.

Pozew nie powinien być automatyczną reakcją na każdą niekorzystną informację. Najpierw trzeba sprawdzić protokół, dokumentację medyczną, rodzaj urazu i realną wartość możliwych świadczeń.

Ile trwa i ile kosztuje sprawa?

Ile trwa postępowanie powypadkowe?

Zespół powypadkowy powinien sporządzić protokół w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o wypadku. Termin może być dłuższy, jeżeli wystąpiły uzasadnione przeszkody, ale powinny zostać opisane w protokole.

Ile trwa uzyskanie odszkodowania z ZUS?

Jednorazowe odszkodowanie jest ustalane po zakończeniu leczenia i rehabilitacji. Cała procedura może więc potrwać kilka miesięcy. Przy poważnych urazach leczenie i ocena uszczerbku trwają dłużej.

Ile trwa sprawa sądowa?

Czas zależy od liczby świadków, jakości dokumentów i konieczności powołania biegłych lekarzy. Prosty spór o treść protokołu może zakończyć się szybciej. Sprawa dotycząca trwałego uszczerbku, odpowiedzialności pracodawcy i wysokości zadośćuczynienia może potrwać znacznie dłużej.

Ile to kosztuje?

Zgłoszenie wypadku pracodawcy, złożenie zastrzeżeń do protokołu i wystąpienie o świadczenie do ZUS co do zasady nie wymagają opłaty za samo rozpoczęcie procedury.

Koszt pomocy adwokata zależy od zakresu sprawy. Inna będzie cena analizy protokołu i przygotowania zastrzeżeń, a inna prowadzenia postępowania przeciwko ZUS albo pracodawcy. Dokładny koszt można ustalić dopiero po sprawdzeniu dokumentów i rodzaju dochodzonych roszczeń.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wypadek w domu podczas pracy zdalnej może być wypadkiem przy pracy?

Tak. Trzeba wykazać, że było to nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, które spowodowało uraz albo śmierć i pozostawało w związku z pracą.

Czy upadek podczas przerwy na kawę jest wypadkiem przy pracy?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich przypadków. Znaczenie ma długość przerwy, cel wykonywanej czynności, organizacja pracy i to, czy pracownik nadal pozostawał w związku z wykonywaniem obowiązków.

Czy pracodawca może wejść do mieszkania po wypadku?

Zespół powypadkowy może przeprowadzić oględziny miejsca zdarzenia, ale termin powinien zostać uzgodniony. Oględziny nie dają pracodawcy nieograniczonego prawa do kontrolowania całego mieszkania.

Czy bez świadka można udowodnić wypadek podczas pracy zdalnej?

Tak. Dowodami mogą być zdjęcia, dokumentacja medyczna, logowania, wiadomości, kalendarz, historia połączeń, zapis spotkania online i zeznania domowników.

Ile trwa uzyskanie odszkodowania?

Protokół powinien zostać sporządzony w ciągu 14 dni od zawiadomienia. Jednorazowe odszkodowanie z ZUS jest ustalane po zakończeniu leczenia i rehabilitacji, dlatego cała procedura może potrwać kilka miesięcy.

Ile kosztuje dochodzenie świadczeń?

Zgłoszenie wypadku i złożenie wniosku do ZUS nie wymagają opłaty za samo rozpoczęcie procedury. Koszt pomocy prawnej zależy od dokumentów, rodzaju sporu i zakresu reprezentacji.

Czy warto kwestionować niekorzystny protokół?

Tak, jeżeli protokół pomija ważne dowody, błędnie opisuje wykonywaną czynność albo bez podstaw uznaje zdarzenie za prywatny wypadek domowy. Najpierw trzeba jednak sprawdzić, czy dostępne dowody potwierdzają wersję pracownika.

Czy oprócz ZUS można żądać odszkodowania od pracodawcy?

Tak, ale nie jest to świadczenie automatyczne. Trzeba wykazać podstawę odpowiedzialności pracodawcy, szkodę oraz związek pomiędzy jego działaniem lub zaniedbaniem a skutkami wypadku.

Autor: adwokat Łukasz Oleś

– doświadczenie: wieloletnia praktyka w prowadzeniu spraw
– liczba spraw: setki prowadzonych postępowań
– specjalizacja: prawo pracy, wypadki przy pracy i roszczenia odszkodowawcze
– obszar: Śląsk i cała Polska