Kary za opóźnienie w płatności – ile naprawdę może naliczyć kontrahent?

Mała firma, JDG, niewielka spółka – czasem wystarczy jeden gorszy miesiąc, żeby pojawiło się opóźnienie w płatności faktury. Po chwili przychodzi wezwanie do zapłaty, a w nim: odsetki, „kara za opóźnienie”, czasem jeszcze ryczałt w euro. Właściciel firmy łapie się za głowę i zastanawia się: czy kontrahent w ogóle może tyle naliczyć i co z tym zrobić.

W tym poradniku wyjaśniam po ludzku:

• jakie są rodzaje odsetek za opóźnienie w płatności,
• czy kontrahent może doliczać „kary umowne” za spóźnienie z fakturą,
• skąd się bierze ryczałt 40 / 70 / 100 euro w relacjach B2B,
• kiedy naliczone kwoty można kwestionować lub negocjować,
• jak mała firma może się zabezpieczyć na przyszłość.

Jeżeli potrzebujesz przeanalizować konkretną sytuację – umowę, wezwanie do zapłaty, propozycję ugody – w dalszej części znajdziesz informację, jak wygląda współpraca z kancelarią, z którą na stałe współpracuję przy obsłudze przedsiębiorców.

Opóźnienie w płatności faktury – co grozi małej firmie?

Z prawnego punktu widzenia podstawowy skutek jest prosty: za każdy dzień opóźnienia kontrahent może żądać odsetek. W transakcjach między przedsiębiorcami nie chodzi jednak o „jakiekolwiek” odsetki, tylko o konkretne mechanizmy przewidziane w przepisach.

Najczęściej pojawiają się trzy elementy:

• odsetki ustawowe za opóźnienie (gdy strony nie umówiły się inaczej),
• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – wyższe, specjalnie dla relacji B2B,
• ryczałtowa kwota rekompensaty 40 / 70 / 100 euro za koszty odzyskiwania należności.

Niezależnie od emocji, warto zacząć od policzenia, co faktycznie wynika z przepisów i umowy, a co jest „życzeniem” drugiej strony.

Odsetki za opóźnienie w płatności – ustawowe czy „handlowe”?

W relacjach między przedsiębiorcami punktem wyjścia są dwa typy odsetek:

Odsetki ustawowe za opóźnienie

To „podstawowy” rodzaj odsetek – stosuje się je wtedy, gdy strony nie umówiły się inaczej, a transakcja nie podpada pod szczególne przepisy o transakcjach handlowych. Ich wysokość powiązana jest ze stopą referencyjną NBP i zmienia się co jakiś czas.

W praktyce – jeśli w umowie czy na fakturze nie ma żadnych zapisów o odsetkach, kontrahent najczęściej może żądać właśnie odsetek ustawowych za opóźnienie.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

W relacjach B2B obowiązuje dodatkowo ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przewiduje ona specjalne, zwykle wyższe odsetki za opóźnienie, które mają „motywować” firmy do terminowego płacenia faktur.

W uproszczeniu – jeżeli:

• obie strony są przedsiębiorcami,
• dłużnik spóźnia się z zapłatą wynagrodzenia za dostawy towarów lub usług,
• minął termin płatności z umowy lub faktury,

to wierzyciel może domagać się odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość jest ogłaszana w obwieszczeniach i zależy m.in. od tego, czy dłużnikiem jest mikro / małe, czy duże przedsiębiorstwo, oraz czy wierzycielem jest np. podmiot publiczny.

Ważne: nie można „mieszać” odsetek – za ten sam okres opóźnienia nie nalicza się jednocześnie odsetek ustawowych i „handlowych”. W praktyce liczymy jeden, wybrany mechanizm.

Czy można umówić się na wyższe odsetki za opóźnienie?

W umowach B2B bardzo często pojawiają się zapisy typu:

„W razie opóźnienia w płatności Wykonawca może naliczyć odsetki w wysokości X% w skali roku.”

Zasadniczo w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami dopuszczalne jest umówienie się na wyższe odsetki umowne, o ile nie są one rażąco wygórowane. Jeżeli jednak zapis jest niejasny albo oderwany od realiów rynkowych, warto go przeanalizować – w razie sporu sąd może uznać część postanowień za nieważne.

Z punktu widzenia małej firmy ważne jest, żeby zrozumieć, co podpisuje – zanim pojawi się problem z płatnością. Jeżeli dostajesz do podpisu umowę z „kosmicznymi” odsetkami za opóźnienie (np. kilkadziesiąt procent rocznie), warto skonsultować to przed podpisaniem, a nie dopiero, gdy przyjdzie wezwanie do zapłaty.

Ryczałt 40 / 70 / 100 euro – skąd się bierze dodatkowa „kara”?

W wielu wezwaniach do zapłaty pojawia się pozycja w stylu:

• „rekompensata za koszty odzyskiwania należności – 40 euro”,
• „ryczałt 70 euro”,
• „ryczałt 100 euro”.

To nie jest „widzimisię” wierzyciela, tylko mechanizm z ustawy o transakcjach handlowych. Wierzyciel może żądać – obok odsetek – zryczałtowanej rekompensaty za koszty windykacji. Jej wysokość zależy m.in. od wartości świadczenia głównego.

Warto jednak pamiętać, że:

• nie zawsze transakcja podlega tej ustawie,
• czasem roszczenie o ryczałt może być nadużyciem prawa (np. gdy kontrahent stosuje go „seryjnie” wobec wieloletniego partnera, mimo że spóźnienia są niewielkie),
• strony mogą próbować ułożyć się co do całości zadłużenia – kapitału, odsetek i ryczałtu – w drodze ugody.

Jeżeli dostajesz pismo z doliczonym „ryczałtem w euro” – warto, żeby ktoś przeanalizował, czy faktycznie spełnione są warunki do jego naliczenia i czy kwota została poprawnie przeliczona na złotówki.

Kara umowna za opóźnienie w płatności faktury – czy to w ogóle legalne?

W niektórych umowach można spotkać postanowienia, że oprócz odsetek wierzyciel będzie mógł naliczyć „karę umowną za opóźnienie w zapłacie”. To budzi wątpliwości nie tylko u przedsiębiorców, ale także w orzecznictwie.

Kara umowna co do zasady dotyczy niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań niepieniężnych (np. opóźnienia w wykonaniu usługi, braku dostarczenia dokumentów, naruszenia zakazu konkurencji). Obowiązek zapłaty wynagrodzenia to świadczenie pieniężne, więc stosowanie kary umownej za opóźnienie w zapłacie jest co najmniej dyskusyjne.

W praktyce sądy często uznają, że:

• taka „kara umowna” może być nieważna,
• albo należy ją traktować raczej jako próbę „przebrania” odsetek w inną formę.

Jeżeli w Twojej umowie / wezwaniu do zapłaty pojawia się dodatkowa „kara umowna za opóźnienie w płatności”, warto to skonsultować – istnieje realna szansa na jej zakwestionowanie lub przynajmniej znaczące obniżenie.

Czy można negocjować odsetki i kary za opóźnienie w płatności?

Większość małych firm ma wrażenie, że jeśli już doszło do opóźnienia, to „nie ma o czym mówić” – trzeba zapłacić wszystko, co kontrahent naliczył. W praktyce bardzo często:

• część naliczeń jest błędna formalnie,
• wartość odsetek została wyliczona nieprawidłowo,
• kara umowna opiera się na wątpliwym zapisie,
• ryczałt 40 / 70 / 100 euro został zastosowany automatycznie, bez analizy sytuacji.

W relacjach B2B stronom powinno zależeć na dalszej współpracy. Dlatego często udaje się wypracować rozwiązanie pośrednie, np.:

• spłatę długu w ratach,
• częściowe umorzenie odsetek,
• rezygnację z ryczałtu w euro przy szybkiej zapłacie kapitału,
• obniżenie „kary umownej”, która i tak byłaby trudna do wyegzekwowania.

Kluczem jest dobra analiza sytuacji – zarówno umowy, jak i realnego ryzyka sporu. Zdarza się, że kontrahent wysyła bardzo „ostre” wezwania, ale w praktyce nie ma interesu, żeby iść z tym do sądu, bo to zrujnowałoby relację biznesową.

Jak mała firma może się zabezpieczyć na przyszłość?

Opóźnienia w płatnościach zdarzają się każdemu – ważne, żeby minimalizować ich skutki. Z doświadczenia we współpracy z małymi firmami i jednoosobowymi działalnościami wynika, że pomocne są przede wszystkim:

• dobre, zrozumiałe umowy B2B – z wyraźnym określeniem terminu płatności, konsekwencji opóźnienia, zasad wystawiania not odsetkowych,
• jasne procedury windykacyjne – np. wysyłanie przypomnienia mailowego, SMS, a dopiero później twarde wezwanie do zapłaty,
• monitoring należności – nawet w małej firmie warto mieć prosty system pilnowania terminów faktur,
• realne podejście do zapisów o karach umownych – lepiej mieć mniej „straszne” zapisy, ale faktycznie możliwe do wyegzekwowania.

W praktyce najwięcej problemów pojawia się tam, gdzie umowa była „na szybko”, na wzorze z internetu, albo nigdy nie została spójnie uzupełniona. Lepiej poświęcić jedno popołudnie na uporządkowanie dokumentów niż później latami spierać się co do kar i odsetek.

Wsparcie prawne dla małych firm – kiedy warto się odezwać?

Jeżeli prowadzisz małą firmę, JDG albo niewielką spółkę i:

• dostałeś wezwanie do zapłaty z odsetkami, ryczałtem, „karą za opóźnienie” i nie wiesz, co jest zasadne,
• chcesz ułożyć się z kontrahentem, ale w cywilizowany sposób, tak żeby nie zostać „przyciśniętym do ściany”,
• chcesz po prostu, żeby ktoś przejrzał Twoje umowy i fakturowanie pod kątem ryzyka takich sytuacji,

możemy omówić Twoją sytuację i dobrać rozwiązanie adekwatne do skali problemu – od jednorazowej konsultacji po stałe wsparcie prawne dla Twojej firmy.

Na co dzień współpracuję z kancelarią obsługującą małych przedsiębiorców i jednoosobowe działalności, w tym firmy działające wyłącznie online. Kontakt zawsze zaczynamy od krótkiego rozeznania problemu i sprawdzenia, czy w ogóle warto angażować prawnika w daną sprawę.

Jeżeli temat opóźnień w płatnościach i sporów z kontrahentami pojawia się w Twojej firmie regularnie, sprawdź także szersze wsparcie prawne dla przedsiębiorców – uporządkowanie umów, procedur płatności i zasad współpracy B2B zwykle znacząco zmniejsza ryzyko podobnych sytuacji.

Kontakt:

• telefon: 32 307 01 77
• e-mail: [email protected]

Możesz też skorzystać z formularza poniżej – krótko opisz sytuację, napisz, jakie dokumenty posiadasz (umowa, wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe), a dalsze kroki ustalimy już indywidualnie.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy kontrahent może naliczyć „dowolnie wysoką” karę za opóźnienie w płatności?

Nie. W relacjach między przedsiębiorcami jest większa swoboda umów, ale nadal obowiązują przepisy kodeksu cywilnego. Zbyt wygórowane odsetki czy kary mogą być kwestionowane – zarówno na etapie negocjacji, jak i później w sądzie.

Czy zawsze muszę zapłacić ryczałt 40 / 70 / 100 euro?

Nie w każdej sytuacji. Po pierwsze, ryczałt dotyczy tylko określonych transakcji handlowych. Po drugie, zdarzają się przypadki nadużycia tego mechanizmu. Warto przeanalizować, czy w Twojej sprawie rzeczywiście istnieją podstawy do żądania tej kwoty.

Co jeśli nie stać mnie na jednorazową zapłatę całej kwoty z odsetkami?

W praktyce bardzo często możliwe jest rozłożenie zadłużenia na raty, częściowe umorzenie odsetek lub wypracowanie innego rozwiązania. Ważne, żeby rozmawiać z kontrahentem w oparciu o konkretną analizę prawną, a nie tylko o emocje.

Czy warto odpowiadać na wezwanie do zapłaty, czy lepiej „przeczekać”?

Z reguły lepiej zareagować – nawet jeśli odpowiedź ma polegać na zakwestionowaniu części naliczeń lub propozycji ugody. Brak reakcji może zostać wykorzystany później, np. przy dochodzeniu roszczenia w sądzie.

Czy mogę coś zrobić, zanim dojdzie do opóźnienia w płatności?

Tak – kluczowe jest dobre ułożenie umów, procedur płatności, zasad wystawiania faktur i ewentualnych zabezpieczeń. To ogranicza ryzyko sporów, a jeśli już do nich dojdzie, sprawia, że pozycja małej firmy w negocjacjach jest dużo mocniejsza.

Jeżeli w Twojej firmie temat opóźnień w płatnościach i naliczania kar pojawia się częściej, niż byś chciał, rozważ także szersze wsparcie prawne dla przedsiębiorców – uporządkowanie umów, procedur i wzorów dokumentów zwykle zwraca się bardzo szybko.