Kontrola ZUS – jak się przygotować i jakie masz prawa w trakcie postępowania

Spis treści

• Kiedy ZUS może przeprowadzić kontrolę
• Jak przebiega kontrola ZUS
• Jakie masz prawa podczas kontroli
• Czego może żądać inspektor ZUS
• Obowiązki przedsiębiorcy w trakcie kontroli
• Jak przygotować się do kontroli ZUS
• Czego nie może zrobić ZUS podczas kontroli
• FAQ – najczęstsze pytania przedsiębiorców

Kiedy ZUS może przeprowadzić kontrolę

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo kontrolować każdego płatnika składek – zarówno przedsiębiorców, jak i osoby fizyczne zatrudniające pracowników.
Kontrola może dotyczyć prawidłowości zgłaszania do ubezpieczeń, naliczania składek, wypłaty świadczeń oraz rozliczania umów cywilnoprawnych.

ZUS ma prawo wszcząć kontrolę na podstawie:

• planowego harmonogramu kontroli,
• zawiadomienia z innego urzędu (np. KAS, PIP, NFZ),
• anonimowego zgłoszenia,
• analizy danych z systemów teleinformatycznych (np. CEIDG, PUE).

Jak przebiega kontrola ZUS

Kontrola rozpoczyna się doręczeniem zawiadomienia o zamiarze kontroli.
Zazwyczaj inspektorzy przychodzą do siedziby firmy lub kancelarii i żądają wglądu do dokumentów.

Etapy postępowania:

1. doręczenie zawiadomienia,
2. rozpoczęcie kontroli (protokół otwarcia),
3. analiza dokumentów i przesłuchania,
4. sporządzenie protokołu kontroli,
5. ewentualne wszczęcie postępowania wyjaśniającego i wydanie decyzji.

Jakie masz prawa podczas kontroli

Każdy kontrolowany ma określone prawa, które chronią przed nadużyciami urzędników.
W szczególności:

• prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych,
• prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu,
• prawo do odmowy podpisania dokumentów, z którymi się nie zgadzasz,
• prawo do reprezentacji przez pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego),
• prawo do otrzymania kopii dokumentacji z kontroli.

ZUS ma obowiązek poinformować o tych prawach już na początku postępowania.

Czego może żądać inspektor ZUS

Inspektor ma szerokie uprawnienia, ale nie nieograniczone. Może żądać:

• dokumentów kadrowych i płacowych,
• ewidencji czasu pracy, list obecności, umów cywilnoprawnych,
• dostępu do ewidencji księgowych, faktur, rachunków,
• złożenia wyjaśnień przez osoby odpowiedzialne za kadry lub księgowość.

Nie może jednak żądać informacji niezwiązanych ze sprawą ani wchodzić do pomieszczeń prywatnych bez zgody przedsiębiorcy.

Obowiązki przedsiębiorcy w trakcie kontroli

Podstawowym obowiązkiem jest umożliwienie inspektorowi ZUS przeprowadzenia czynności.
W praktyce oznacza to zapewnienie dostępu do dokumentacji i miejsca pracy oraz obecność osoby upoważnionej do kontaktu.

Przedsiębiorca musi też:

• przechowywać dokumentację płacową przez 10 lat,
• odpowiadać na wezwania w terminie,
• poinformować pracowników o ewentualnych przesłuchaniach.

Jak przygotować się do kontroli ZUS

Najlepiej przygotować z wyprzedzeniem:

• kompletną dokumentację kadrowo-płacową,
• zestawienie umów o dzieło i zleceń,
• wykaz osób zgłoszonych do ubezpieczeń,
• pełnomocnictwo dla prawnika,
• odpowiednie miejsce do pracy dla inspektora.

Warto też przeprowadzić wewnętrzny audyt – wiele problemów można wykryć i naprawić zanim zrobi to ZUS.

Czego nie może zrobić ZUS podczas kontroli

Inspektor nie może:

• przeprowadzać kontroli bez upoważnienia,
• prowadzić czynności poza zakresem upoważnienia,
• wymuszać podpisania protokołu lub oświadczenia,
• nakładać kar w trakcie kontroli – może to zrobić dopiero decyzją administracyjną,
• zatrzymywać oryginałów dokumentów bez pokwitowania.

Znajomość swoich praw pozwala uniknąć wielu błędów i nieporozumień w relacjach z urzędem.

FAQ – najczęstsze pytania przedsiębiorców

Czy ZUS musi zapowiedzieć kontrolę?

Tak – kontrola co do zasady jest zapowiadana, chyba że istnieje ryzyko zniszczenia dowodów lub dotyczy szczególnych spraw (np. świadczeń chorobowych).

Jak długo może trwać kontrola?

Do 12 dni roboczych w mikroprzedsiębiorstwie i do 24 dni w średniej firmie. Przedłużenie wymaga uzasadnienia i zgody przełożonych.

Czy mogę odmówić podpisania protokołu?

Tak. Odmowa nie powoduje negatywnych skutków, o ile złożysz pisemne zastrzeżenia w terminie 7 dni.

Czy mogę mieć pełnomocnika w trakcie kontroli?

Tak – możesz upoważnić adwokata lub radcę prawnego do reprezentacji w każdej czynności kontrolnej.

Powiązane artykuły

• OZUSowanie umów zlecenia i B2B – kiedy ZUS może domagać się składek
• ZUS po latach żąda składek – przedawnienie i obrona
• ZUS kwestionuje działalność gospodarczą – co robić

Potrzebujesz wsparcia podczas kontroli ZUS?

Adwokat Łukasz Oleś reprezentuje przedsiębiorców w trakcie kontroli ZUS i postępowań wyjaśniających. Pomaga przygotować dokumentację, chronić interesy i reagować na działania organu. Skontaktuj się, aby omówić szczegóły.