Większość problemów w relacjach B2B wynika nie z „trudnych klientów”, ale z błędów w umowie. W małych firmach umowa o świadczenie usług bywa jedną stroną A4, kopią znalezioną w internecie albo dokumentem „po znajomości”, który nie pasuje do realiów biznesu. Efekt? Spory o płatności, poprawki, terminy i zakres prac.
Poniżej przedstawiam najczęstsze błędy w umowach o świadczenie usług B2B oraz to, jak mała firma może ich uniknąć, żeby ograniczyć ryzyko i mieć jasność zasad współpracy.
1. Brak precyzyjnego zakresu usługi
To najpoważniejszy błąd. Jeśli zakres nie jest opisany jasno, klient może oczekiwać znacznie więcej, niż było ustalone. W umowie powinno się znaleźć:
- dokładnie co jest wykonywane,
- co nie jest wykonywane,
- ile jest poprawek,
- jak zgłasza się zmiany.
Brak tych elementów prowadzi do niekończących się korekt i konfliktów.
2. Brak zapisów o obowiązkach klienta
Małe firmy często wpisują tylko swoje obowiązki. Tymczasem bez obowiązków klienta realizacja projektu stoi w miejscu. Warto wpisać, że klient:
- dostarcza materiały w określonym terminie,
- akceptuje etapy w określonym czasie,
- udziela informacji i odpowiedzi na pytania,
- zgłasza uwagi w ustalonej formie.
To kluczowe przy opóźnieniach i sporach o terminy.
3. Brak zasad rozliczeń – zwłaszcza przy projektach dłuższych
Błędem jest ustalanie jednej płatności „na koniec”. Lepsze i bezpieczniejsze są:
- zaliczka lub zadatek,
- płatności etapowe,
- płatność za konkretne kamienie milowe.
Płatność na końcu generuje ryzyko, że klient przestanie odbierać telefony lub wstrzyma płatność „bo jeszcze coś do poprawy”.
4. Brak zapisów o terminach i ich wydłużeniu
W B2B terminy to częste źródło konfliktów. Warto wpisać, że:
- termin liczy się od momentu dostarczenia materiałów,
- termin ulega wydłużeniu, jeśli klient nie współpracuje,
- akceptacja etapów ma określony czas (np. 3 dni).
Dzięki temu unikniesz odpowiedzialności za opóźnienia, które powstały po stronie klienta.
5. Brak uregulowania poprawek i zmian w projekcie
Najczęstszy problem małych firm: klient chce kolejną i kolejną poprawkę, twierdząc, że „przecież to w cenie”. Umowa powinna określać:
- ile poprawek jest w cenie,
- czym jest poprawka, a czym nowy zakres,
- ile kosztują prace dodatkowe.
Bez tego temat poprawek nigdy się nie kończy.
6. Brak możliwości zawieszenia pracy
Gdy klient nie płaci, nie dostarcza materiałów lub blokuje projekt, potrzebujesz mechanizmu obronnego. W umowie warto wpisać:
„W przypadku opóźnienia w płatności lub braku współpracy wykonawca ma prawo zawiesić świadczenie usług do czasu uregulowania należności / dostarczenia materiałów.”
Ten prosty zapis eliminuje wiele trudnych sytuacji.
7. Brak jasnych zasad rozwiązania współpracy
Mała firma potrzebuje przynajmniej:
- określonego terminu wypowiedzenia,
- zasad rozliczenia wykonanych prac,
- prawa do odstąpienia przy naruszeniu umowy,
- protokolarnego potwierdzenia zakończenia projektu.
Bez tego klient może zerwać współpracę „z dnia na dzień” i żądać zwrotu pieniędzy.
8. Brak wyłączenia rękojmi lub ograniczenia odpowiedzialności
W B2B można legalnie wyłączyć rękojmię lub znacząco ograniczyć odpowiedzialność firmy. W praktyce:
- zmniejsza to liczbę reklamacji,
- skraca spory,
- chroni przed żądaniami nieadekwatnymi do wartości usługi.
Większość małych firm o tym nie wie i zostawia szeroką odpowiedzialność, która jest im niepotrzebna.
9. Brak protokołu odbioru
Protokół odbioru jest kluczowy przy płatnościach i reklamacjach. Bez niego klient może twierdzić, że:
- usługa nie została wykonana,
- jeszcze „czeka na poprawki”,
- nie może zapłacić, bo „nie skończyliście” pracy.
Jedna strona A4 z potwierdzeniem odbioru eliminuje 70–80% takich problemów.
Wsparcie prawne dla małych firm – jeśli chcesz uporządkować umowy
Dobrze napisana umowa eliminuje większość problemów, zanim się pojawią. Jeżeli chcesz uporządkować swoje dokumenty, uniknąć sporów i mieć jasne zasady współpracy, możesz skorzystać ze wsparcia prawnego dla przedsiębiorców.
Kontakt:
- telefon: 32 307 01 77
- e-mail: [email protected]
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy muszę mieć umowę do każdej usługi?
Nie – ale przy projektach powyżej kilku dni pracy to konieczność.
Czy mogę mieć jeden uniwersalny wzór umowy?
Tak, jeśli jest napisany dobrze i ma załączniki, które dopasujesz do projektu.
Czy wyłączenie rękojmi jest legalne?
Tak. W B2B jest w pełni dopuszczalne.
Ile poprawek powinno być w umowie?
Najczęściej 1–2. Więcej prowadzi do nadużyć.
