Porozumienie o współpracy B2B – najważniejsze zapisy dla małych firm

Małe firmy często zaczynają współpracę na podstawie krótkiego maila, rozmowy telefonicznej albo „prostej umowy na jedną stronę”. To działa dopóki wszystko idzie dobrze. Problemy zaczynają się wtedy, gdy klient spóźnia się z płatnościami, zmienia wymagania lub oczekuje prac, których nigdy nie uzgodniono.

Dlatego tak ważnym dokumentem jest porozumienie o współpracy – prosta umowa B2B, która porządkuje zasady działania i chroni małą firmę przed stratami. Poniżej wyjaśniam, jakie zapisy powinny znaleźć się w takim dokumencie, żeby realnie działał, a nie był tylko formalnością.

Co to jest porozumienie o współpracy B2B?

To dokument, w którym strony określają:

na jakich zasadach będą współpracować,
jaki jest zakres usług lub dostaw,
jak rozliczają płatności,
jakie są obowiązki klienta,
co się dzieje, jeśli klient nie współpracuje lub opóźnia się z płatnością.

Porozumienie nie musi być długie – ważne, żeby było konkretne i użyteczne. Lepsze są 2 strony dobrych zapisów niż 10 stron korporacyjnych ogólników.

1. Zakres współpracy – najważniejszy punkt

90% konfliktów między małymi firmami a klientami bierze się z niejasnego zakresu. Dlatego w porozumieniu musi być jasno napisane:

co dokładnie wykonujesz,
co nie jest objęte usługą (np. dodatkowe poprawki, prace poza zakresem),
ile kosztują prace dodatkowe, jeśli klient o nie poprosi.

Jasny zakres pozwala uniknąć sytuacji, w której klient oczekuje „wszystkiego w cenie”, mimo że tego nie ustalono.

2. Terminy i warunki wykonania

Terminy powinny być realistyczne, ale też elastyczne. Dlatego warto dodać zapis, że:

termin wykonania liczy się od momentu dostarczenia materiałów przez klienta,
termin może ulec wydłużeniu, jeśli klient nie współpracuje,
etapy pracy muszą być akceptowane w określonym czasie (np. 3 dni robocze).

Bez tego klient może przeciągać akceptację w nieskończoność – i twierdzić, że „to Twoja wina, że projekt trwa długo”.

3. Wynagrodzenie i zasady płatności

W porozumieniu warto jasno opisać:

stawki lub ryczałt,
terminy płatności,
płatności etapami lub zaliczkę,
co się dzieje przy opóźnieniu płatności.

W relacjach B2B możesz stosować mechanizmy, które realnie działają, np.:

zadatek – najlepsze zabezpieczenie przy projektach indywidualnych,
przedpłatę u klientów bez historii współpracy,
płatność za etapy przy projektach długoterminowych.

4. Obowiązki klienta – element kluczowy, a często pomijany

Umowa nie dotyczy tylko przedsiębiorcy. Żeby wykonać usługę, klient musi współpracować. W porozumieniu warto wpisać obowiązki klienta, np.:

dostarczenie materiałów w określonym terminie,
akceptacja poszczególnych etapów w rozsądnym czasie,
udzielanie odpowiedzi na pytania i konsultacje,
informowanie o zmianach w projekcie.

Jeśli klient nie wypełnia swoich obowiązków, masz podstawę do wydłużenia terminu lub zawieszenia prac.

5. Zasady zgłaszania zmian i poprawek

Najczęstsze problemy małych firm to:

niekończące się poprawki,
ciągłe zmiany koncepcji,
oczekiwanie dodatkowych prac „w ramach umowy”.

Dlatego porozumienie powinno jasno określać:

ile poprawek jest w cenie,
co jest poprawką, a co nowym zakresem,
w jakiej formie zgłasza się zmiany (mail, formularz, system).

6. Poufność i ochrona danych

Nawet mała firma powinna mieć zapis o poufności – to standard. W branżach kreatywnych, księgowych, IT czy marketingowych to wręcz konieczność.

Jeśli przetwarzasz dane klientów, warto dodać krótką klauzulę RODO lub podpisywać odrębne powierzenie przetwarzania danych.

7. Rozwiązanie współpracy – jak zakończyć umowę bez konfliktu

Każde porozumienie powinno określać:

termin wypowiedzenia (jeżeli współpraca jest stała),
kiedy można odstąpić od umowy (np. brak płatności, brak współpracy),
zasady rozliczenia wykonanych prac.

To eliminuje sytuacje, w których klient kończy współpracę „z dnia na dzień” lub żąda całkowitego zwrotu pieniędzy mimo wykonanej części projektu.

Dlaczego porozumienie o współpracy jest tak ważne dla małych firm?

Bo chroni Cię przed:

niezapłaconymi fakturami,
niekończącymi się poprawkami,
chaotycznymi klientami,
pretensjami o opóźnienia powstałe z winy klienta,
sporami o zakres usług.

W relacjach B2B umowa jest Twoją tarczą – bez niej ryzyko rośnie wielokrotnie.

Wsparcie prawne dla małych firm – jeśli chcesz mieć dopracowane wzory dokumentów

Jeżeli chcesz uporządkować wzory umów, stworzyć porozumienie o współpracy dopasowane do Twojej branży lub zabezpieczyć się przed problematycznymi klientami, możesz skorzystać ze wsparcia prawnego dla przedsiębiorców.

Kontakt: