Jednym z najtrudniejszych problemów w pracy z małymi firmami i klientami B2B jest sytuacja, w której klient ciągle zmienia koncepcję, rozszerza zakres prac, dodaje nowe pomysły lub wraca do wersji, które były już odrzucone. Dla wykonawcy oznacza to więcej godzin pracy, opóźnienia i konflikty dotyczące wynagrodzenia.
Dobra wiadomość: prawo i praktyka B2B dają wykonawcy skuteczne narzędzia ochrony. Poniżej znajdziesz konkretne zasady, które pozwalają natychmiast opanować chaos projektowy.
1. Zmiana zakresu prac = nowa wycena
W B2B obowiązuje prosta zasada: jeśli zakres prac się zmienia, wykonawca nie ma obowiązku realizować nowych elementów w ramach pierwotnej ceny.
W praktyce każda zmiana powinna zostać:
- wyceniona,
- potwierdzona mailowo,
- wprowadzona jako aneks lub dodatkowe zlecenie.
Klient nie może oczekiwać “wszystkiego w pakiecie”, jeśli nie było tego w umowie.
2. Poprawki a nowe prace – najczęstsze źródło konfliktów
To najważniejsza różnica, którą trzeba egzekwować:
- poprawka = korekta elementu już wykonanego,
- nowy zakres = nowa funkcjonalność, nowy element, nowa koncepcja.
Zmiana kolorów to poprawka.
Dodanie nowych podstron, funkcji, modeli, grafik – to nowy zakres.
W małych firmach klienci często próbują „przemycić” nowe prace jako poprawki. Dlatego umowa musi to jasno rozróżniać.
3. Limit poprawek chroni wykonawcę
W umowie powinien znaleźć się zapis:
„W ramach wynagrodzenia obejmuje się maksymalnie X rund poprawek. Kolejne są płatne według stawki …”
To jeden z najskuteczniejszych zapisów w branżach kreatywnych, IT, marketingowych i usługowych.
4. Brak akceptacji = brak możliwości kontynuacji prac
Jeśli klient nie akceptuje etapów lub ciągle je zmienia, możesz legalnie:
- zatrzymać projekt,
- wydłużyć terminy,
- naliczyć dodatkowe koszty.
Warto użyć komunikatu:
„Do czasu akceptacji aktualnej wersji projektu prace nie mogą być kontynuowane.”
5. Chaos komunikacyjny – jak go przerwać?
Wprowadź prostą zasadę:
- poprawki przyjmowane są w jednym mailu lub jednym dokumencie,
- klient nie może zgłaszać zmian „na bieżąco”, po kawałku, telefonicznie, na komunikatorach,
- akceptacja musi być udzielona w terminie (np. 48–72 h).
To eliminuje 90% problemów.
6. Kiedy możesz odmówić wykonania dodatkowych prac?
W każdej sytuacji, w której:
- nie ma pisemnego potwierdzenia zmiany zakresu,
- klient nie zaakceptował dotychczasowych etapów,
- nie uzgodniono dodatkowego wynagrodzenia.
7. Co robić, kiedy klient „wraca do wersji sprzed miesiąca”?
Bardzo częsty problem. W odpowiedzi stosuje się krótką zasadę:
„Powrót do poprzedniej wersji stanowi nowy zakres prac i wymaga dodatkowej wyceny.”
Jeden zapis eliminuje tygodnie chaosu.
8. Jak zabezpieczyć się w przyszłych umowach?
- limit poprawek,
- definicja poprawki i nowego zakresu,
- zasady akceptacji etapów,
- procedura zmian (change request),
- stawki godzinowe za dodatkowe prace,
- prawo do zawieszenia realizacji.
Dobrze napisana umowa eliminuje 90% sporów w projektach kreatywnych, marketingowych i usługowych.
Wsparcie prawne dla małych firm – jeśli klient rozszerza zakres bez płacenia
Jeśli klienci często zmieniają koncepcję, a projekty wymykają się spod kontroli, możesz skorzystać ze wsparcia prawnego dla przedsiębiorców.
Kontakt:
- telefon: 32 307 01 77
- e-mail: [email protected]
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy muszę wykonywać dodatkowe prace bez wynagrodzenia?
Nie. W B2B każda zmiana zakresu wymaga ustalenia nowej ceny.
Czy mogę odmówić pracy, jeśli klient ciągle zmienia zdanie?
Tak – dopóki nie ma akceptacji etapu, nie musisz kontynuować.
Czy klient może żądać powrotu do starej wersji projektu w ramach „poprawki”?
Nie. To zawsze nowy zakres prac.
