W małych firmach opóźnienia w płatnościach zdarzają się częściej niż gdziekolwiek indziej. Kontrahenci przeciągają odbiór usługi, czekają na „akceptację zarządu”, a czasem po prostu przestają odbierać telefony. W relacjach B2B to realny problem – bo każda faktura jest istotna dla płynności finansowej firmy.
Dobra wiadomość: w B2B istnieją konkretne narzędzia, które pozwalają skutecznie dochodzić zapłaty – szybko, legalnie i bez niepotrzebnych sporów. Poniżej znajdziesz proces krok po kroku.
Dlaczego kontrahenci opóźniają płatność?
Najczęstsze powody to:
- brak procedur po stronie klienta,
- spory o zakres lub jakość usługi,
- niejasne momenty odbioru prac,
- przeciąganie akceptacji projektu,
- brak gotówki po stronie kontrahenta,
- opóźnienia celowe (szukanie „kredytu kupieckiego”).
Kluczem jest szybka reakcja – im dłużej czekasz, tym mniejsze szanse na odzyskanie pieniędzy.
Krok 1: Sprawdź podstawy – kiedy roszczenie jest wymagalne?
Najpierw musisz ustalić, czy masz prawo domagać się natychmiastowej zapłaty. Płatność jest wymagalna, gdy:
- usługa została wykonana,
- została przekazana lub odebrana (najlepiej protokół odbioru),
- termin płatności z faktury upłynął.
Jeśli klient nie odebrał usługi – a miał taki obowiązek – i tak możesz wystawić fakturę za wykonaną część prac.
Krok 2: Wezwanie do zapłaty – ale profesjonalne, nie emocjonalne
Wezwanie do zapłaty powinno być krótkie i konkretne:
- numer faktury i kwota,
- data wymagalności,
- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
- informacja o naliczeniu rekompensaty 40/70/100 euro.
Nie pisz romansu, nie pisz, że „nie stać mnie na czekanie”. To działa tylko przeciwko Tobie.
Krok 3: Odsetki i rekompensaty – Twoje legalne narzędzia nacisku
W B2B przysługują Ci:
- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
- rekompensata 40/70/100 euro za koszty odzyskiwania należności,
- opłata sądowa i koszty zastępstwa – do odzyskania od dłużnika.
Małe firmy często z tego nie korzystają, a to narzędzie, które skutecznie motywuje kontrahenta do zapłaty.
Krok 4: Co jeśli kontrahent kwestionuje usługę?
Standardowa taktyka: „nie płacę, bo nie jestem zadowolony”.
W B2B takie tłumaczenie nie blokuje płatności, jeśli:
- usługa została odebrana bez uwag,
- klient nie zgłosił zastrzeżeń w terminie,
- wada była oczywista i klient ją przeoczył,
- rękojmia została wyłączona.
Klient nie może dowolnie opóźniać płatności poprzez „brak satysfakcji”.
Krok 5: Windykacja polubowna – ostatni etap przed pozwem
Jeśli wezwania nie działają, przechodzisz do windykacji polubownej. W praktyce jest to:
- ustalenie realnego terminu płatności,
- propozycja rat (jeśli sytuacja tego wymaga),
- wskazanie, że dalsze kroki to pozew i koszty.
Często już informacja o naliczeniu odsetek i rekompensaty wystarczy, żeby kontrahent zapłacił.
Krok 6: Pozew – szybciej i taniej, niż myślisz
W sprawach o zapłatę ścieżka sądowa jest prosta, zwłaszcza gdy masz:
- umowę,
- korespondencję,
- dowód wykonania usługi,
- wezwanie do zapłaty.
W wielu przypadkach sprawa kończy się nakazem zapłaty wydanym w kilka tygodni.
Po uzyskaniu nakazu wchodzisz w etap egzekucji.
Jak uniknąć opóźnień w przyszłości?
- żądaj zaliczki lub zadatku,
- wprowadzaj płatności etapowe,
- stosuj protokół odbioru,
- wpisuj krótkie terminy akceptacji etapów,
- wyłącz rękojmię, jeśli to możliwe,
- dodawaj zapis o odsetkach i rekompensatach.
Dobrze przygotowane umowy i procedury zmniejszają liczbę opóźnień nawet o 70%.
Wsparcie prawne dla małych firm – jeśli chcesz szybciej odzyskiwać pieniądze
Jeśli masz kontrahentów, którzy opóźniają płatności lub chcesz uporządkować procesy, możesz skorzystać ze wsparcia prawnego dla przedsiębiorców.
Kontakt:
- telefon: 32 307 01 77
- e-mail: [email protected]
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy mogę naliczać rekompensatę 40/70/100 euro?
Tak – przysługuje w każdej transakcji handlowej.
Czy brak odbioru usługi blokuje płatność?
Nie, jeśli klient ma obowiązek odebrać usługę, a Ty ją wykonałeś.
Po jakim czasie powinienem wysłać wezwanie do zapłaty?
Zwykle 1–3 dni po upływie terminu z faktury.
