Niezapłacona faktura to jeden z najczęstszych problemów małych firm. Opóźnienie kilku dni to norma w wielu branżach, ale gdy mijają tygodnie, a klient nie reaguje, powstaje realne ryzyko straty finansowej. Na szczęście w relacji B2B przedsiębiorca ma konkretne narzędzia – i często są skuteczniejsze niż wielu osobom się wydaje.
Poniżej przedstawiam praktyczny poradnik, jak mała firma może działać krok po kroku, żeby odzyskać pieniądze – spokojnie, zgodnie z prawem i bez przepalania relacji z klientami, którzy być może chcą współpracować dalej.
Po jakim czasie faktura jest „przeterminowana”?
Z prawnego punktu widzenia faktura jest przeterminowana już następnego dnia po terminie płatności wskazanym na fakturze lub w umowie. Od tego momentu możesz naliczać:
- odsetki ustawowe za opóźnienie albo
- odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – jeśli obie strony są przedsiębiorcami.
Nie musisz wysyłać żadnego „dodatkowego zawiadomienia”. Prawo przyznaje Ci roszczenie automatycznie.
Krok 1: Miękkie przypomnienie o płatności
W małych firmach to najskuteczniejszy etap windykacji. Prosty, rzeczowy mail lub telefon w stylu:
„Dzień dobry, termin płatności minął X dni temu. Proszę o informację, kiedy możemy spodziewać się płatności.”
W 60–70% przypadków to wystarcza. Warto jednak od razu ustawiać jasne zasady, że po X dniach wchodzą w życie bardziej formalne kroki.
Krok 2: Wezwanie do zapłaty z odsetkami
Jeśli przypomnienie nie działa, przechodzisz do formalnego wezwania. W relacji B2B możesz doliczyć:
- odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych,
- ryczałt 40 / 70 / 100 euro za koszty odzyskiwania należności.
Wezwanie najlepiej wysłać e-mailem, a w razie potrzeby – również listem poleconym lub przez e-doręczenia, jeśli klient je posiada. Wzywasz do zapłaty w terminie 3–7 dni.
Krok 3: Wpis do BIG (KRD, ERIF, BIG InfoMonitor)
To narzędzie, którego przedsiębiorcy rzadko używają, a działa znakomicie. Możesz wpisać dłużnika do BIG, jeśli:
- faktura jest przeterminowana co najmniej 30 dni,
- kwota to minimum 200 zł,
- wysłałeś ostrzeżenie o zamiarze wpisu do BIG.
Wpis realnie utrudnia klientowi wzięcie leasingu, kredytu czy podpisanie umowy abonamentowej – dlatego większość firm reguluje należność od razu po ostrzeżeniu.
Krok 4: Nota odsetkowa i obciążenie kosztami
Jeżeli klient nie reaguje, możesz wystawić:
- notę odsetkową,
- obciążenie kosztami windykacji (ryczałt w euro),
- koszty magazynowania lub przechowania – jeśli towar wrócił lub zalega.
Dzięki temu klient widzi, że sprawa jest prowadzona konsekwentnie i że zwłoka generuje kolejne koszty.
Krok 5: Sąd – szybka procedura dla małych firm (EPU lub nakaz zapłaty)
W relacji B2B odzyskanie należności sądownie jest zaskakująco proste. Masz dwie opcje:
EPU – e-Sąd (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze)
Wiele małych firm korzysta z EPU, bo:
- pozew składa się online,
- nie trzeba załączać dokumentów na starcie,
- opłata jest niska,
- nakaz zapłaty można dostać nawet w kilka dni.
Postępowanie nakazowe lub upominawcze
Dobre rozwiązanie, jeśli masz umowę, potwierdzenia wykonania usług, korespondencję i fakturę. Często kończy się szybkim nakazem zapłaty, a klient woli zapłacić niż iść w kosztowny spór.
Kiedy klient może „legalnie” nie płacić?
To rzadkie, ale możliwe. Gdy:
- dzieło ma wady,
- usługa została wykonana niezgodnie z umową,
- wykonawca opóźniał się rażąco,
- klient ma realne roszczenia potrąceniowe.
Jednak w praktyce większość „usprawiedliwień” to po prostu próba odwlekania płatności.
Jak zabezpieczyć się przed niezapłaconymi fakturami w przyszłości?
Najskuteczniejsze mechanizmy to:
- zadatek lub zaliczka przed rozpoczęciem pracy,
- płatność etapami, a nie wszystko na koniec,
- jasny harmonogram i zasady współpracy,
- terminy płatności powiązane z przekazaniem materiałów,
- wybór klientów – nie każdy jest wart współpracy.
W małych firmach często wystarczy zmienić 2–3 zapisy w umowie, aby liczba niezapłaconych faktur spadła o połowę.
Wsparcie prawne dla małych firm – jeśli chcesz odzyskać płatności szybciej
Jeśli masz niezapłaconą fakturę, kluczowe jest szybkie działanie. Zwłoka działa zawsze na korzyść dłużnika, nie wierzyciela.
W ramach wsparcia prawnego dla przedsiębiorców można:
- przygotować skuteczne wezwanie do zapłaty,
- naliczyć odsetki i koszty zgodnie z prawem,
- sporządzić wniosek o wpis do BIG,
- wytoczyć szybkie postępowanie o zapłatę,
- przeanalizować umowy, żeby taki problem nie powtarzał się w przyszłości.
Kontakt:
- telefon: 32 307 01 77
- e-mail: [email protected]
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy mogę doliczyć koszty windykacji?
Tak, w relacji B2B przysługuje Ci ryczałt 40 / 70 / 100 euro, niezależnie od tego, czy faktycznie poniosłeś koszty.
Po ilu dniach mogę wpisać dłużnika do BIG?
Po 30 dniach przeterminowania, po uprzednim ostrzeżeniu klienta.
Czy EPU jest bezpieczne?
Tak, to jedna z najprostszych i najtańszych metod dochodzenia należności w B2B.
