Opóźnienia w realizacji usługi – odpowiedzialność małej firmy i prawa klienta

Opóźnienia w realizacji usług zdarzają się każdej małej firmie. Choroba, brak materiałów, klient spóźniający się z akceptacją, nagłe zmiany zakresu – to realia biznesu. Problem pojawia się wtedy, gdy klient zaczyna grozić „karami”, odstąpieniem od umowy lub żąda obniżenia wynagrodzenia.

W tym poradniku wyjaśniam, jaka jest odpowiedzialność przedsiębiorcy za opóźnienie, co tak naprawdę grozi małej firmie oraz jak zabezpieczyć się w umowach, żeby jedno opóźnienie nie zamieniło się w duży problem.

Kiedy opóźnienie jest zawinione, a kiedy nie?

Zacznijmy od podstaw. Opóźnienie może być:

zawinione – np. złe planowanie, brak realizacji zgodnie z harmonogramem,
niezawinione – siła wyższa, brak materiałów od klienta, opóźnienia po jego stronie.

Z prawnego punktu widzenia firmy odpowiadają przede wszystkim za opóźnienia zawinione. Jeśli opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od Ciebie (np. klient nie dostarczył materiałów), masz pełne prawo przedłużyć termin i odmówić odpowiedzialności za skutki.

Czy klient może odstąpić od umowy z powodu opóźnienia?

Tak – ale nie zawsze. Klient może odstąpić od umowy, gdy:

opóźnienie jest istotne i wpływa na sens współpracy,
wcześniej wyznaczył Ci dodatkowy, odpowiedni termin na wykonanie usługi,
termin został przekroczony również po dodatkowym wezwaniu.

Jeśli klient nie wyznaczył dodatkowego terminu – jego odstąpienie często jest nieskuteczne, a Ty nadal możesz domagać się zapłaty za część wykonaną.

Czy klient może naliczyć karę umowną za opóźnienie?

Tylko wtedy, gdy kara została wprost wpisana do umowy. Bez zapisu w umowie nie ma żadnej kary umownej – klient może co najwyżej żądać odszkodowania, ale musi udowodnić konkretną szkodę, co jest trudne.

Jeżeli kara znajduje się w dokumencie przedstawionym przez dużego klienta (np. korporację), warto ją negocjować. Małe firmy często podpisują takie umowy bez analizy, a potem są zaskoczone wysokimi karami.

Kiedy mała firma nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie?

Najczęstsze przypadki, gdy przedsiębiorca nie odpowiada za opóźnienie:

klient nie dostarczył materiałów potrzebnych do realizacji,
zmieniał zakres projektu w trakcie prac,
nie akceptował etapów w rozsądnym terminie,
wystąpiły przyczyny zewnętrzne (awarie, dostawcy, siła wyższa),
termin był nierealny od początku, a strony to wiedziały.

Warto mieć w umowie zapis, że terminy liczy się od momentu dostarczenia materiałów przez klienta. To eliminuje 90% nieporozumień.

Co zrobić, gdy wiesz, że będzie opóźnienie?

Najgorsze, co można zrobić, to milczeć. Najbezpieczniejsza forma działania to:

pisemna informacja do klienta (mail),
podanie przyczyny opóźnienia,
propozycja nowego, realnego terminu,
dokumentowanie, że opóźnienie wynika z czynników niezależnych od firmy (jeśli tak jest).

Transparentność zmniejsza ryzyko konfliktu i zabezpiecza Cię na wypadek późniejszych roszczeń.

Jak zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością w przyszłych umowach?

Najważniejsze zapisy, które powinna mieć każda firma usługowa:

terminy uzależnione od dostarczenia materiałów przez klienta,
możliwość wydłużenia terminu z powodu przyczyn niezależnych,
realny harmonogram podzielony na etapy,
możliwość zawieszenia prac przy braku współpracy po stronie klienta,
brak kar umownych lub ich realne ograniczenie,
zasady akceptacji etapów prac.

Dzięki takim zapisom jedno opóźnienie nie spowoduje ryzyka roszczeń lub utraty klienta – masz narzędzia, żeby zarządzić sytuacją.

Kiedy skonsultować sytuację z prawnikiem?

Warto, gdy:

klient grozi naliczeniem wysokich kar,
klient odstąpił od umowy i żąda zwrotu pieniędzy,
doszło do opóźnień z winy klienta, ale on twierdzi inaczej,
współpraca jest już napięta i trzeba ustalić strategię komunikacji.

W wielu przypadkach wystarczy dobrze napisane pismo wyjaśniające sytuację – bez eskalacji i bez procesu.

Wsparcie prawne dla małych firm – jeśli chcesz uporządkować umowy i procedury

Jeżeli chcesz ograniczyć ryzyko opóźnień, zmniejszyć liczbę konfliktów z klientami i mieć jasne zasady realizacji usług, możesz skorzystać ze wsparcia prawnego dla przedsiębiorców.

Kontakt: