Zwolnienie przez e-mail lub Teams – kiedy jest skuteczne prawnie

Czy można zwolnić pracownika przez e-mail lub Teams?

Wraz z rozwojem pracy zdalnej i komunikacji elektronicznej coraz częściej pojawia się pytanie, czy pracodawca może skutecznie rozwiązać umowę o pracę przez e-mail, Teams lub inne komunikatory. W 2025 roku przepisy nie przewidują wprost „zwolnienia online”, ale orzecznictwo dopuszcza taką formę – pod warunkiem, że spełnione zostaną wymogi formalne.

Zgodnie z art. 30 §3 Kodeksu pracy, oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę powinno być złożone na piśmie. W praktyce oznacza to, że skuteczne będzie również oświadczenie złożone w formie elektronicznej, jeżeli zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny lub jest przesłane w sposób umożliwiający udowodnienie daty i treści.

Zwolnienie e-mailem – kiedy jest ważne?

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy przesłane e-mailem może być skuteczne, jeśli:

• zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracodawcę,
• pracownik otrzymał wiadomość na adres, z którego korzysta w kontaktach służbowych,
• można potwierdzić, że zapoznał się z treścią wiadomości (np. poprzez potwierdzenie odbioru).

Jeżeli zwolnienie zostało przesłane zwykłym e-mailem bez podpisu elektronicznego, jego skuteczność zależy od tego, czy pracownik potwierdził odbiór lub faktycznie zapoznał się z treścią. W razie sporu sąd pracy może uznać takie wypowiedzenie za nieważne z powodu braku formy pisemnej.

Zwolnienie przez Teams lub inne komunikatory

Coraz częściej dochodzi do sytuacji, w których pracodawca informuje o zwolnieniu podczas rozmowy na Teams, Zoom lub WhatsApp. Samo przekazanie informacji ustnie lub przez komunikator nie stanowi formalnego rozwiązania umowy. Może jednak mieć znaczenie dowodowe, jeśli później zostanie potwierdzone w wiadomości e-mail lub piśmie.

Rozmowa na Teams nie spełnia wymogu pisemności, dlatego nie może być samodzielną podstawą skutecznego wypowiedzenia. Pracownik wciąż pozostaje zatrudniony, dopóki nie otrzyma formalnego dokumentu – w wersji papierowej lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem.

Kiedy zwolnienie elektroniczne jest nieskuteczne?

Sąd pracy może uznać wypowiedzenie przesłane drogą elektroniczną za nieważne, jeśli:

• nie zostało podpisane kwalifikowanym podpisem,
• pracownik nie miał możliwości zapoznania się z wiadomością,
• adres e-mail nie był wykorzystywany do kontaktów służbowych,
• wypowiedzenie zostało wysłane z prywatnej skrzynki pracodawcy lub poza godzinami pracy bez potwierdzenia doręczenia.

W takich przypadkach pracownik może żądać przywrócenia do pracy lub odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy.

Jak postępować po otrzymaniu zwolnienia przez e-mail?

Jeśli pracownik otrzymał wypowiedzenie e-mailem lub przez komunikator, powinien:

1. niezwłocznie zachować wiadomość i potwierdzenie odbioru,
2. sprawdzić, czy dokument jest podpisany elektronicznie,
3. w razie wątpliwości – skonsultować się z prawnikiem prawa pracy,
4. złożyć odwołanie do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia.

Sąd ocenia wtedy, czy oświadczenie zostało złożone skutecznie i zgodnie z wymogami kodeksowymi. W praktyce wiele takich zwolnień zostaje uznanych za nieskuteczne, zwłaszcza gdy brak podpisu kwalifikowanego lub dowodu doręczenia.

Podsumowanie

Zwolnienie przez e-mail lub Teams może być skuteczne, ale tylko wtedy, gdy zachowana jest forma pisemna w rozumieniu prawa. Sama rozmowa wideo czy wiadomość w komunikatorze nie wystarczy. W 2025 roku sądy coraz częściej podkreślają, że cyfrowa komunikacja nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zachowania formalności. Warto więc każdorazowo weryfikować sposób przekazania wypowiedzenia i termin złożenia ewentualnego odwołania.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy pracownik może wypowiedzieć umowę e-mailem?
Tak, jeśli użyje podpisu kwalifikowanego lub potwierdzi odbiór przez pracodawcę w sposób umożliwiający udowodnienie daty i treści.

Czy można się odwołać od zwolnienia przez Teams?
Tak – jeżeli nie zachowano formy pisemnej, wypowiedzenie jest nieskuteczne i można żądać przywrócenia do pracy.

Czy e-mail bez podpisu elektronicznego jest ważny?
Nie zawsze – musi być potwierdzone, że pracownik zapoznał się z treścią, a w razie sporu decyduje sąd pracy.

Potrzebujesz pomocy?

Adwokat prawa pracy może ocenić, czy zwolnienie elektroniczne jest skuteczne, oraz przygotować odwołanie do sądu. Skontaktuj się z adwokatem od prawa pracy, aby sprawdzić swoje prawa i uniknąć utraty świadczeń.

tel. 32 307 01 77
[email protected]